Правильные постатейные записи в трудовой книжке

Информация по теме в статье: "Правильные постатейные записи в трудовой книжке". Проверить актуальность информации на 2020 год можно связавшись с нашими дежурными специалистами.

Чем грозит несоответствие записи в трудовой книжке реальной должности?

Предложили работу по специальности, но сразу предупредили, что оформление будет на совершенно другую должность, ввиду внутренних заморочек с расширением/сужением штата. Чем это грозит? При устройстве на другую работу смогу я доказать что работала именно экономистом, если в трудовой будет написано, например специалист по закупкам? И будут ли меня вообще рассматривать? Насколько я знаю, на собеседовании редко проверяют соответствие записей в резюме записям в трудовой. Не особо хочется связываться, но давно искала работу именно такого профиля, и выбора практически нет, только если в другой город ездить.

Как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку

Работодатель фиксирует в трудовой книжке все происходящие с сотрудником кадровые изменения. Полнота и точность послужного списка подтверждается подписью работника. И всё-таки порой в сведениях о работе обнаруживаются ошибки. Для оформления корректирующих записей нужно пользоваться установленными правилами и инструкцией. Образец, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, также поможет в этом.

Общие правила регистрации деятельности

Продолжительность работы, которая отражается в трудовой книжке, учитывается при трудоустройстве и оформлении пенсии. Требования точной регистрации трудовой деятельности в документах по установлению стажа заданы:
  • правилами ведения трудовых книжек, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 16.05.03 №225;
  • инструкцией по заполнению трудовых документов, утверждённой постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.

Обнаруженные ошибки и пропуски сведений о стаже устраняют в соответствии с этими же требованиями. В разделе «Сведения о работе» записи нумеруются по очерёдности их внесения.

Следует иметь в виду, что правильно внесённые записи не аннулируются, даже если имеются пропущенные ранее строки. Если заметили пропуск, то внести сведения можно в любое время. Ошибку исправляет работодатель, который её допустил.

Если пропущена запись об увольнении, трудовую книжку в некоторых случаях может заполнить другой работодатель на основании подтверждающих документов, например, приказов, трудовых договоров, актов. Но это сложно, поэтому именно работник более всего заинтересован в полном внесении данных о своей работе.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

Здесь исправить недочёт просто:

  • ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
  • вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
  • строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
  • работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

1 2 3 4
Акционерное общество «Свет»
20 10 11 2005 Принята на должность инспектора 1 категории Приказ от 10.11.2005 № 74
21 10 05 2018 Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22 10 05 2018 Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

  1. Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
  2. Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
  3. Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Читайте так же:  Как узнать какое жэу обслуживает мой дом

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2019 году, рассмотрено на примерах

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2019 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

Дата Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
1 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
10 18 07 2019 Принят на должность генерального директора. Приказ №1-К от 18.07.2019

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган»)
10 18 07 2019 Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщика Приказ №10-К от 18.07.2019

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1 3 4
Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
6 18 07 2019 Принят на работу на должность охранника Трудовой договор №6 от 18.07.2019

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
3 18 07 2019 Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция» Приказ № 19-К от 18.07.2019
Читайте так же:  Узнать по номеру расписки о регистрации

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

1 2 3 4
16 18 07 2019 Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машин Приказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2019

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

1 2 3 4
Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж»)
3 18 07 2019 Принят в ремонтную службу на должность механика Приказ 29-К от 18.07.2019

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

  • Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
  • Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
  • Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Правила внесения записей в трудовую книжку

В каких законодательных актах содержатся правила заполнения бланка?

О том, как правильно сделать запись в трудовой книжке , можно узнать из следующих документов:

Какая информация вносится в книгу?

Кто вносит запись в трудовую книжку? Сведения могут вноситься руководителем фирмы, кадровым работником, бухгалтером, если на него возложена данная функция. Новые данные вписывается только на основании распоряжения работодателя.

[2]

Титульный лист содержит сведения о личных данных работника, то есть:

Сведения об образовании, специальности и профессии

Также на следующих листах листах указываются сведения:

  • о трудоустройстве и выполняемой работе,
  • о повышении или о переводе на другую должность;
  • о прекращении рабочих отношений;
  • об основании прекращения трудового договора;
  • о награждении за заслуги и успехи в работе;
  • по желанию работника и при наличии подтверждающего документа могут быть внесены сведения о его работе по совместительству.

Как правильно сделать запись?

При заполнении ТК нужно соблюдать основные правила их ведения:

Сведения вносятся на русском языке. Если делопроизводство ведется на территории автономной республики, данные в бланк вносятся на двух языках – русском и государственном языке этой республики;

Вносится пастой черного или синего цвета;

Не допускаются сокращения;

При написании дат и порядкового номера используются только арабские цифры

Даты пишутся в формате ДД.ММ.ГГГГ.;

Каждая запись должна иметь порядковый номер;

все вносимые сведения должны вноситься на основании приаказа работодателя;

При ошибочном внесении ошибку необходимо исправить;

Все записи в ТК должны быть заверяются печатью организации или печатью отдела кадров;

эти правила распространяются и на оформление вкладышей, которые заводятся, если закончилась трудовая книжка. Как сделать запись в этом случае, читайте в статье «Вкладыш в трудовую книжку».

Как вносится информация о приеме на работу?

Чтобы оформление бланка было правильным, нужно аккуратно заполнить каждую графу. Как правильно сделать запись в трудовой книжке о трудоустройстве?

Если работник трудоустраивается впервые, сначала оформляется титульный лист, в который вносятся его персональные данные. Они в обязательном порядке списываются с паспорта гражданина. Если, при заполнении бланка на этом этапе кадровиком была допущена ошибка, бланк уничтожается, и заводится новый. Сведения о работнике заверяются подписью кадрового работника, печатью организации. Также свою подпись ставит владелец документа.

Далее заполняются сведения о приеме на работу. Примеры записей в трудовой книжке о трудоустройстве мы приведем ниже.

Указывается номер по порядку, дата внесения информации. Далее полностью, без сокращений, пишется наименование организации. Указывается данные о приеме на работу. В графе “Основание” указываются реквизиты распоряжения, на основании которого были внесены изменения в бланк. Таким же образом вносятся данные о переводе, увольнении и т.п. Далее вносятся сведения о наградах.

Исправление ошибочных данных

Иногда при заполнении документа может быть сделана ошибка. Ее необходимо исправить. Например, в случае, если была допущена ошибка при внесении информации о приеме на работу, необходимо сделать следующие действия:

Под ошибкой в нужной графе следует указать номер новой записи по порядку,

Поставить дату, на которую вносятся исправления

В графе “Информация о работе” вписать формулировку: «Запись за номером таким-то недействительна (и далее правильную информацию)».

Согласно Инструкции, все исправления нужно вносить без зачеркиваний и подчисток.

Правильные постатейные записи в трудовой книжке

В соответствии с нормами ст. 84-1 ТК РФ, которая регламентирует порядок оформления прекращения рабочего договора, правильные постатейные записи в трудовой книжке должны быть идентичны тем формулировкам, которые содержаться в ТК РФ. При этом обязательным является указание ссылок на соответствующую норму ТК РФ (с частью и пунктом).

Читайте так же:  Международное право выше конституции рф

Нормативные документы

В соответствии с Инструкцией по заполнению книг от 10.10.2003 N 69, внесение сведений о прекращении рабочего контракта должно происходить с учетом указаний, изложенных в п.п. 5.1 —> 6.2.

Однако некоторые специалисты говорят о противоречиях в действующем законодательстве относительно требований по внесению сведений. Так рекомендации по оформлению, которые приведены в Инструкции, вступают в противоречие с требованиями ТК РФ о строгой симметричности той норме права, которая послужила основанием для расторжения контракта.

Расхождения

Например, в Инструкции даны рекомендации того, как сделать правильные записи в трудовую книжку по наиболее распространенным причинам увольнения. В частности, по отношению к оформлению данных об увольнении на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ рекомендуется такая формулировка: «Уволен по собственному желанию…». Между тем как в тексте речь идет о расторжение договора по инициативе работника.

Однако, не смотря на наличие некоторых расхождений, следует отметить, что ст. 77 ТК РФ содержит отсылочную норму на ст. 80 ТК РФ. Последняя, в свою очередь, содержит формулировку «по собственному желанию».

Оформление

Таким образом, учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что для того чтобы была отражена правильная запись в трудовую книжку о расторжении рабочего соглашения, требуется придерживаться следующих рекомендаций:

  • в графе 1 указать порядковый номер>
  • в графе 2 указать дату прекращения договора>
  • в графе 3 внести информацию о причине увольнения>
  • в графе 4 зафиксировать реквизиты документа, который послужил основанием для изменений.

Следует обратить внимание, что при отображении сведений в 3 графе, необходимо верно обозначить причину увольнения. Основание должно строго отвечать тексту, приведенному в ТК РФ, с учетом предписаний, которые изложены в Инструкции.

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Видео (кликните для воспроизведения).

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Читайте так же:  Причины освобождения от занятий в школе

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

[1]

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки работника

Современного человека сложно представить без стабильной работы. Официальная должность, своевременная зарплата, пенсионные и страховые выплаты — все это возможно лишь при оформлении в соответствии с законом. Как правильно заполнить трудовую книжку — основной документ учета работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации? Стоит разобраться с этим вопросом подробно.

Значимость трудовой книжки

Трудно переоценить ценность акта, в котором хранится весь служебный путь гражданина. В данной книжке фиксируется не только оформление человека на работу, но и каждое его передвижение по карьерной лестнице, особенности труда, место занятости и должность. С помощью нее вычисляется стаж, а значит, ее правильное ведение напрямую влияет на будущую пенсию гражданина и наличие дополнительных выплат, либо льгот.

К тому же, как и с любым документом государственного образца, с ее помощью можно оспорить неправильное начисление стажа, доказать фактическую принадлежность к тому или иному месту работы.

Важно! Поэтому к ведению книги персонального учета работника следует относиться максимально ответственно.

Нормативная база

Использование любого документа не имело бы смысла без его нормативной закрепленности. Позиции трудовой книжки закрепляют сразу несколько правовых актов. Это:
  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Он устанавливает основы всех отношений в сфере профессиональной деятельности, в нем заложено главенство акта персонального учета работников;
  2. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 и Минтруда № 69. В первом акте рассматриваются нормы ведения и учета бумаг, а также их хранения. Во втором — инструкции и основные правила по заполнению и руководства для кадровиков;
  3. Другие подзаконные акты, например, письма Роструда. Могут определять более частные моменты, такие, как возможность временной передачи бланков работнику на руки.

Отдельные вопросы регулируют Уголовный кодекс, а также Кодекс об административных правонарушениях. В их юрисдикции находятся прецеденты подделки документов, подлога, мошенничества с ними, а также нарушение общего законодательства в сфере труда и сходных отношений.

Скачать для просмотра и печати:

Начало заполнения. Ответственное лицо

Кадровая работа — кропотливое дело, требующее большого внимания и сосредоточенности. С целью отсутствия ошибок и консолидации опыта, на предприятиях и в фирмах создаются отделы кадров. Они точно знают, как правильно заполнить акт персонифицированного учета, ведь это относится к их непосредственной юрисдикции. Помимо ее ведения, кадровики отвечают за их своевременное создание и выдачу. Самостоятельное заполнение недопустимо, кроме моментов, когда в одном лице совмещена кадровая функция и необходимость внести изменения (например, строка о поощрении главного бухгалтера).

В случае с индивидуальными предпринимателями ситуация ненамного отличается. Бизнесмен самостоятельно вносит записи для того работника, который был связан с ним рабочими отношениями более пяти дней. А самое главное, работодатель должен не забывать о страховых отчислениях и правилах ведения акта персонифицированного учета.

И только один тип нанимателей в соответствии с законом не обязан вести документарный контроль своих работников. Это физические лица, которые обеспечивают других граждан трудоустройством. Такая норма прописана в ст. 66 ТК РФ.

Основы ведения трудовой книжки

Как уже указывалось, трудовая книжка — обязательный для всех документ. И если кандидат со стажем уже приходит на новое место со своим документом, то что происходит с новичком? В таком случае первый работодатель обязан завести книгу и сделать первые записи самостоятельно.

Интересно! Сумму, затраченную на покупку документа установленной формы, начальник имеет право истребовать у служащего, либо вычесть из его будущей зарплаты.

Изменения имеет право вносить только специальное лицо. Это либо кадровик, либо бухгалтер предприятия. В случае, когда такие должности не предусмотрены, записи имеет право вносить директор фирмы. После регистрации в надлежащем порядке, а также внесения необходимых изменений, книжка отправляется на хранение. Обратно ее можно получить либо после увольнения, либо при крайней необходимости. Например, для банка или пенсионного фонда.

Что делать, если документ пропал

Иногда бывают случаи, когда трудовая книжка теряется, либо проходит в негодность (в варианте намокания или сгорания, а также грубых ошибок в заполнении). Здесь нет ничего непоправимого — достаточно заказать дубликат документа. Тогда на стандартном бланке ставится печать о том, что это не оригинал.
Читайте так же:  Что такое альтернативная военная служба

Если пропажа произошла по вине работодателя, оплатить все расходы обязан он. В противном случае пожертвовать деньгами придется работнику. Обратиться можно и к начальнику, у которого гражданин перестал числиться уже давно — указаний на срок давности восстановления записей в законе нет.

Если на бывшем месте устройства информации не осталось, то следует подготовить доказательства и свидетелей. В таком случае стаж подтверждает специально созданная комиссия на основании имеющихся фактов.

Внесение записей

Согласно правовым нормам, вся информация вносится в бланк ручкой со стержнем синих оттенков. Возможно использование и черных цветов.

Требования к записям:

  • написаны аккуратным и разборчивым почерком. Буквы должны быть прописными, а не печатными;
  • направлены на полную идентификацию (недопустимо наличие сокращений и аббревиатур);
  • даты и числа — только арабскими цифрами (пропись и римские цифры использоваться не должны).

Заполнение содержания

Основную часть книжки составляют:

  • титульный лист, который несет основные данные о работнике, а именно его полное имя, дату рождения, степень образования, специальность, а также время создания рассматриваемого документа;
  • раздел информации о работе, в котором содержатся данные о месте служебной деятельности гражданина и его должности, а также ее продолжительности на том или ином предприятии;
  • раздел сведений о награждениях;
  • в случае, когда в акте кончается место, в него включается факультативный раздел — вкладыш.

Первая часть — титул — заполняется при открытии книжки и первом поступлении на работу. Все личные данные вносит кадровик в соответствии с предоставленными документами. Он же заверяет их подлинность подписью и печатью организации.

Пример заполнения титула:

В часть, посвященную сведениям о работе, компетентное лицо вносит номер записи, дату поступления, увольнения или продвижения по службе, наиболее точную информацию об организации, а также должности, на которую был принят соискатель.

Пример заполнения сведений о работе:

Также в этом разделе указываются основания событий, по которым заполнялись другие графы. Зачастую это внутренние локальные акты, которые принимаются руководством компании.

[3]

Пример внесения записи об увольнении:

Важно! Особым моментом является запись о работе на неполную ставку (по совместительству). В соответствии с трудовым кодексом, совместительство может быть как внешней (в другой компании), так и внутренней (в той же компании, но на другой должности или отделе). Сведения о дополнительном месте вносятся лишь по желанию работника и после предоставления доказательств, подтверждающего такой факт. Для него такая отметка будет важна, так как тоже увеличивает общий стаж. Размер ставки в этом случае отражать не надо.

Раздел награждений содержит сведения о поощрениях, которые получит гражданин за время трудоустройства. Это могут быть грамоты, памятные вещи, знаки отличия, получение нового звания, денежной премии. Чтобы внести такую отметку, само поощрение должно основываться на локальном акте предприятия. В ином случае, награда не подлежит учету в трудовой книжке. К этой категории также не относятся устные благодарности, символические рукопожатия, а также регулярные денежные премии.

Пример внесения сведений о награждениях:

Для сведения! Включению подлежит и отметка о восстановлении на месте труда, например, в случае судебного признания увольнения или сокращения неправомерным.

Особым случаем внесения записи является смерть сотрудника. Тогда договор расторгается днем смерти, она же указывается в качестве основания. Для этого необходимо предоставить соответствующее свидетельство и документ, подтверждающий личность покойного.

Вкладыш подшивается в самый конец книги. А на ее титульном листе указывается его наличие, а также номер. Правила ведения такого дополнения идентичны основному акту.

Внесение исправлений

Существует несколько частных случаев, когда необходимо изменить старую информацию, которая находится в документе.

Если работник сменил имя, фамилию или специализацию, предыдущая запись аккуратно перечеркивается горизонтальной линией. Новая информация пишется рядом. Также указывается нормативный акт или документ, являющийся источником изменения. Такую запись следует заверить печатью организацией и личной подписью кадровика.

Пример изменения фамилии:

Несмотря на то, что для работника такое событие не влечет никаких изменений, переименование компании также отражается в трудовой книжке. При этом строки с порядковым номером записи и датой остаются чистыми, а в графе сведений о рабочем месте делается пометка о смене наименования. Указывается номер приказа, устанавливающего такое событие.

Пример изменения наименования предприятия:

В том случае, если в ходе заполнения была допущена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать запись. В графа сведений дополняется надписью о том, что определенная строка недействительна, после чего указывается необходимая информация и соответствующий приказ.

Пример исправления ошибки в трудовой:

В ходе трудовой деятельности может возникнуть прецедент, когда кадровик по той или иной причине мог пропустить запись. В таком случае следует обратиться для внесения изменений уже прошедшим числом. Необходимо следить за тем, чтобы дата была указана фактически, иначе это может негативно отразиться на общем стаже лица.

Сохранность документа

Видео (кликните для воспроизведения).

В силу особой важности трудовой книжки, а также сложности ее восстановления, на предприятиях обязательны особые условия их хранения и контроля. Такие документы хранятся в сейфах, а если работник проходит службу в филиале, они отправляются в центральный офис.

Источники


  1. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект). — М.: Юрайт, 2014. — 184 c.

  2. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 1. Теория государства. — М.: Зерцало-М, 2011. — 516 c.

  3. Панов, А.Б. Административная ответственность юридических лиц. Монография / А.Б. Панов. — М.: Норма, 2016. — 651 c.
  4. Кучерена, А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России: моногр. / А.Г. Кучерена. — М.: Юркомпани, 2017. — 432 c.
  5. Бастрыкин, А.И. Актуальные проблемы теории государства и права. Учебное пособие / А.И. Бастрыкин. — М.: Юнити-Дана, 2014. — 237 c.
Правильные постатейные записи в трудовой книжке
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here