Обязателен ли табельный номер сотрудника

Информация по теме в статье: "Обязателен ли табельный номер сотрудника". Проверить актуальность информации на 2020 год можно связавшись с нашими дежурными специалистами.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Читайте так же:  Как принимать присягу на гражданство рф

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Обязателен ли табельный номер сотрудника?

    Уважаемые эксперты! Подскажите, пожалуйста, ответ на такой вопрос: какой табельный номер нужно присваивать сотруднику, пришедшему в компанию повторно: сохранять старый или заводить новый?
    В соответствии с Порядком подачи данных ЕСН и НДФЛ (Порядок заполнения форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) — старый, так как «Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления налоговой базы, сумм ЕСН, страховых взносов на ОПС (налогового вычета) нарастающим итогом с начала года налогоплательщик может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу.», а в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035- 83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» — новый, т.к. человек считается новым сотрудником, а старым номером можно пользоваться только чрез 3 года.

    Присвоение табельного номера работнику ИП

    Процедура присвоения табельного номера

    Трудовой кодекс не дает определения, что такое табельный номер работника. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника — своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.

    В очень больших компаниях с многотысячным штатом этим может заниматься отдельный специалист – табельщик. В остальных фирмах такие обязанности возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтерии.

    Законодательство никак не регламентирует эту кодировку и ее присвоение и теоретически любая фирма вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.

    Личная карточка: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

    Нормативные акты не объясняют особенности ведения личной карточки. Краткие комментарии, как заполнять ее строки, дают Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но на вопросы, которые возникают у кадровиков по работе с этим документом, они не отвечают. Эксперты «Справочника кадровика» восполнили этот пробел и подготовили ответы на семь самых частых вопросов по личной карточке.

    Обычно начинаются табельные номера с единичного значения и увеличиваются вместе с численностью штата. Для шифровки используются только арабские цифры, никакие другие символы не допускаются.

    Чтобы подобный учет упорядочивал внутреннюю документацию, а не вносил в нее хаос, лучше придерживаться таких рекомендаций:

    • вести учет должен только определенный сотрудник;
    • учитывать вновь поступившего работника сразу после оформления документов или в первый рабочий день;
    • цифровые комбинации должны идти в хронологическом порядке без пропусков;
    • присвоенный код надо сообщать сотруднику;
    • вносить номер в приказ о приеме на работу.

    ► Измените инструкцию по кадровому делопроизводству. Ваша устарела

    Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:

    • специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
    • в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
    • сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.

    Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

    [3]

    Документационное обеспечение работы с персоналом

    [2]

    • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
    • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
    • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
    • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

    Табельный номер сотрудника при повторном приеме

    Присвоенный сотруднику при поступлении на работу код не меняется до увольнения человека из этой организации. Чтобы избежать путаницы, рекомендуется 1-2 года после увольнения работника не присваивать его код новым специалистам.

    В этом случае, если сотрудник решит вернуться на предприятие, ему следует вернуть прежний идентификатор. В случае более позднего возвращения, прежний код человек получит, только если его не успеют отдать кому-то из новых специалистов.

    Как присваивается табельный номер?

    Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

    ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

    Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

    Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

    Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

    • обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
    • ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
    • ТН указывается в приказе о приеме на работу;
    • нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
    • ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
    • при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.
    Читайте так же:  Когда срочнику можно подписать контракт

    ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

    • Ф.И.О. работника;
    • дата приема работника на работу;
    • должность или специальность работника;
    • реквизиты трудового договора (номер и дата);
    • структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
    • табельный номер.

    Для чего нужны табельные номера

    Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

    • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
    • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
    • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

    Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

    Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

    1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
    2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
    3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

    Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

    Как присваивается табельный номер

    По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

    Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

    Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

    1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
    2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
    3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
    4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
    5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

    Как присваивается табельный номер сотруднику?

    Табельный номер сотрудника — как присваивается и зачем он нужен? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

    Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

    Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

    Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

    • в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
    • распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
    • формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

    Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

    Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

    Процедура присвоения табельного номера

    Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

    1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

    Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

    • Ф.И.О. принятого сотрудника;
    • даты принятия на работу;
    • должности специалиста;
    • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).

    2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

    В обоих документах фиксируется табельный номер.

    Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017».

    3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

    Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

    Принципы формирования табельного номера

    Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

    Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

    В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

    Особенности применения табельного номера

    Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

    • идентифицирует работника;
    • определяет его должность.

    Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

    В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

    Читайте так же:  Как расписаться в загсе в другом городе

    Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист».

    Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

    Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

    Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

    Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

    Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

    Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

    Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

    Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

    Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1–2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

    Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

    Как присваивается табельный номер сотрудника

    Что такое табельный номер, откуда он берется и обязателен ли? Читайте в нашей статье, узнайте, можно ли использовать ТН уволенных сотрудников.

    Что такое табельный номер работника

    Трудовой кодекс не дает определения. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – это и есть табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника — своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.

    В очень больших компаниях с многотысячным штатом присвоением может заниматься отдельный специалист – табельщик. В небольших организациях такие обязанности возлагаются на специалистов отдела кадров или бухгалтерии.

    Законодательство никак не регламентирует такую кодировку. Компания вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.

    Обычно начинаются табельные номера с единичного значения и увеличиваются вместе с численностью штата. Для шифровки используются только арабские цифры, никакие другие символы не допускаются.

    Чтобы подобный учет упорядочивал внутреннюю документацию, а не вносил в нее хаос, лучше придерживаться таких рекомендаций:

    • вести учет должен только определенный сотрудник;
    • учитывать вновь поступившего работника следует сразу после оформления документов или в первый рабочий день;
    • цифровые комбинации должны идти в хронологическом порядке без пропусков;
    • присвоенный код надо сообщать сотруднику;
    • вносить номер в приказ о приеме на работу.

    Как присваивается табельный номер работнику

    Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:

    • специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
    • в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
    • сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.

    Ваш идеальный документ

    Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

    Обязателен или нет табельный номер сотрудника

    Поскольку табельные номера работников законодательство не сделало обязательными, маленькие компании, состоящие из 2-3 работников, обходятся без них. А вот в средних и крупных компаниях они чаще всего применяются. Такая кодификация позволяет:

    • облегчить работу бухгалтеров по обработке и фиксации сведений о внутренних перемещениях сотрудников;
    • проще рассчитывать зарплату и налоги;
    • упростить поиск информации о зарплате, больничных, отгулах и пр. по каждому работнику.

    Письмо Госкомтруда от 27.04.1973 в части, не противоречащей современному законодательству, действовало до сих пор, как и многие другие документы СССР. Поэтому многие работодатели, ориентировались на него, хотя его собл.дение не являлось обязательным. Однако премьер-министр Дмитрий Медведев подписал поручение о прекращении действия советский нормативных актов, которое должно быть выполнено до конца 2019 года. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно определить необходимость введения в свой документооборот табельных номеров, ориентируясь исключительно на собственные потребности.

    Табельный номер сотрудника при увольнении

    Присвоенный сотруднику при поступлении на работу код не меняется до увольнения человека из организации. Чтобы избежать путаницы, рекомендуется 1-2 года после увольнения работника не присваивать его код новым специалистам. В этом случае, если сотрудник решит вернуться на предприятие, ему следует вернуть прежний идентификатор.

    Как присваивается табельный номер сотрудника

    Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

    Что такое табельный номер (ТН)?

    Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

    ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, – производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.

    Как присваивается табельный номер?

    Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

    Читайте так же:  Пахнет проводкой в подъезде куда звонить

    ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

    Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

    Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

    Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

    • обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
    • ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
    • ТН указывается в приказе о приеме на работу;
    • нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
    • ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
    • при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

    ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

    • Ф.И.О. работника;
    • дата приема работника на работу;
    • должность или специальность работника;
    • реквизиты трудового договора (номер и дата);
    • структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
    • табельный номер.

    ТН и учет рабочего времени

    На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.

    Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:

    • нормальный – 40 часов в неделю;
    • сокращенный – до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
    • неполный – по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.

    Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН – это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.

    Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

    Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

    Образец и пустой бланк личной карточки работника

    Как устроена форма. Основные особенности

    Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

    Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

    Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

    • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
    • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
    • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
    • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

    Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

    Общие сведения о заполнении карточки

    Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

    Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

    • договор о принятии на работу;
    • приказ, выписанный работодателем;
    • паспорт;
    • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
    • свидетельство о пенсионной страховке;
    • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
    • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
    • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

    Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

    Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

    • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
    • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

    Заполнение. Подробный пример

    Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

    Как заполнить шапку личной карты работника

    Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

    Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

    Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
    Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
    ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
    СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
    «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
    Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
    Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

    Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

    Заполнение формы Т-2 по разделам

    Раздел 1. Общие сведения

    Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

    Читайте так же:  Льготы по оплате квартплаты пенсионерам

    Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
    Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
    При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
    Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
    Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
    ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

    Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

    Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

    ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
    ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
    ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
    ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

    Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

    Раздел 2. Сведения о военном учете

    Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

    Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
    Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
    Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
    Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
    Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
    Подписать этот раздел необходимо и работнику.

    Раздел 3. Прием на работу. Переводы

    От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

    [1]

    Раздел 4. Аттестация

    Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

    Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

    Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

    Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

    Раздел 7. Награды

    В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

    Раздел 8. Отпуск

    В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

    • очередной ежегодный отпуск;
    • отпуск без содержания;
    • отпуск для ухода за ребенком.

    Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

    Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

    Раздел 9. Социальные льготы

    Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

    Раздел 10. Дополнительные данные

    В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

    Раздел 11. Прекращение трудового договора

    Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

    Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

    Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

    Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

    Использование спецсимволов

    Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
    Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

    Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

    Заполнение формы на компьютере

    Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

    Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

    Источники


    1. Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.

    2. Михайловская, Н.Г. Искусство судебного оратора / Н.Г. Михайловская, В.В. Одинцов. — М.: Юридическая литература, 2016. — 176 c.

    3. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 1. Государство / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 752 c.
    4. Гурвич, М.А. Советский гражданский процесс; М.: Высшая школа; Издание 2-е, испр. и доп., 2011. — 399 c.
    5. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.
    Обязателен ли табельный номер сотрудника
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here