Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

Информация по теме в статье: "Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек". Проверить актуальность информации на 2020 год можно связавшись с нашими дежурными специалистами.

Примерная форма акта утраты журнала учета движения трудовых книжек (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Акт утраты журнала учета движения трудовых книжек

[ место составления акта ]

[ число, месяц, год ]

Комиссией в составе: [ должности, Ф. И. О. председателя и членов комиссии ], составлен настоящий акт о нижеследующем:

[ число, месяц, год ] в [ часы, минуты ] при проведении подготовки документов к проверке был установлен факт отсутствия журнала учета движения трудовых книжек работников [ наименование организации ], который хранился в [ вписать нужное ].

Ответственным за хранение журнала учета движения трудовых книжек является [ должность, Ф. И. О. ].

Принятые меры по розыску журнала положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным признать журнал учета движения трудовых книжек утраченным.

Содержание утраченного документа может быть восстановлено (частично восстановлено) при помощи [ вписать нужное ].

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. [ подпись, Ф. И. О. ],

2. [ подпись, Ф. И. О. ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма акта утраты журнала учета движения трудовых книжек

Разработана: Компания «Гарант», октябрь 2012 г.

Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Уволенный ранее работник обратился в учреждение за дубликатом трудовой книжки в связи с ее утратой.
В этом случае подлежит ли дубликат трудовой книжки регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Оформленный бывшему работнику дубликат трудовой книжки должен быть зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

alishavalenko.ru

Свежие записи

Свежие комментарии

Если утеряна книга учета движения трудовых книжек как восстановить учет

В таком случае работодатель привлекается к административной ответственности с наложением штрафа от 500 до 50 000 рублей, вплоть до дисквалификации от года до трех лет. Для чего нужна такая книга? В данной книге следует вести регистрацию всех трудовых книжек и вкладышей, обязательно нужно указывать серию и номер. При увольнении работник обязан поставить подпись в личной карточке и книге (журнале) учета. Если вкладыш оформлен на другом предприятии, то оформляется только трудовая книжка. Несколько правил заполнения журнала В книге учета имеется 13 столбцов. Заполняя их, важно не нарушить последовательность:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Число принятия на работу сотрудника (указать двухзначное число).
  3. Месяц принятия на работу (указывается числом).
  4. Год принятия на работу (четырехзначное число).
  5. ФИО сотрудника.
  6. Серия, номер книжки.

Как восстановить утерянную книгу учета движения трудовых книжек?

Вопрос-ответ по теме

  • В каком случае сотрудник не получит пособие при рождении ребенка?
  • Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела?
  • Допустимо ли уволить беременную, если истекает срок трудового договора?
  • Сколько кадровику хранить старый табель?
  • Нужно ли проверять лицензию медорганизации, которая выдала работнику больничный?

Вопрос Как восстановить утерянную книгу учета движения трудовых книжек? Ответ Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом в каждой организации (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом действующее трудовое законодательство не регламентирует порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек утеряна.

Утеряна книга учета движения трудовых книжек

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.
41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Законодательно утверждена лишь форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Акт об утере журнала трудовых книжек

  • Акт утраты книги (журнала) учета движения трудовых книжек
  • Как восстановить утерянную книгу учета движения трудовых книжек?
  • Утеряна книга учета движения трудовых книжек
  • Справочник адвоката
  • Акт об отсутствии журнала учета движения трудовых книжек образец
  • Акт об утере книги журнала учета трудовых книжек
Читайте так же:  Дневник по практике как заполнять пример

Акт утраты книги (журнала) учета движения трудовых книжек Соответственно, за нарушения, допущенные при работе с ними и сопутствующими документами, должностное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством. Человек может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности.Вместе с тем, в зависимости от обстоятельств, виновный может быть привлечен к гражданской, административной и даже уголовной ответственности.

Акт об утере книги журнала учета трудовых книжек

Если заканчивается книга учета движения трудовых книжек

Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений. Ответственность виновных лиц Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.Так же, подскажите, пожалуйста, можно ли распечатать эти журналы или их надо обязательно покупать? многие их вообще не ведут Информация о теме Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1) Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Документ требуется для фиксации фактов: Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми, способствует определению ответственности в случае их утери.

Если книжка не имеет таких данных, то обязательно ставится прочерк.

[2]

  • Должность работника.
  • Название отдела, где будет числиться работник.
  • Номер регистрации приказа (о приеме, об увольнении).
  • Подпись кадровика.
  • Цена вкладыша или трудовой книжки, если они оплачены работником. Когда работнику организация предоставляет трудовую книжку и вкладыш, то в этой графе обязательно ставится прочерк.
  • Дата увольнения работника.
  • Подпись уволенного работника.
  • Исправления в книге учета допускаются только определенным образом.
    Нужно перечеркнуть ошибочно заполненные данные, рядом написать правильные данные и фразу: «Запись ошибочна» или «Исправленному верить», поставить подпись. Книга учета заполняется до использования полностью всех страниц.

Обычно ее хватает на долгое время (до нескольких лет).

  • установление виновного лица и меры его ответственности;
  • принятие решения об оформлении новой книги учета трудовых книжек с восстановлением данных по работающим сотрудникам;
  • рекомендации для исключения подобной ситуации в дальнейшем.

В порядке работы комиссии затребовать у сотрудника, ответственного за учет трудовых книжек, и иных причастных к утере сотрудников объяснительные, зафиксировав в них причины утраты книги учета. 3. По результатам работы комиссии составить акт в произвольной форме, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета трудовых книжек.

Таким результатом может быть:

  • установление виновного лица и меры его ответственности;
  • принятие решения об оформлении новой книги учета трудовых книжек с восстановлением данных по работающим сотрудникам;
  • рекомендации для исключения подобной ситуации в дальнейшем.

4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета трудовых книжек и при необходимости и наличии виновных лиц привлечении их к ответственности. 5.

С этой целью по аналогии с общими правилами заполнения документа в делопроизводстве необходимо сделать следующее: — на последнем заполненном листе сделать запись: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек на всех предприятиях осуществляется путем их регистрации в специальной форме. Регистрация предполагает четкую фиксацию всех данных о документе, включая факт его создания, получения или отправления. Трудовые книжки регистрируются в специальных книгах учета. Так как они ведутся в рукописном виде, часто работники отдела кадров при их заполнении допускают какие-либо неточности, что влечет за собой необходимость исправления в книге учета движения трудовых книжек.

Регистрация трудовых книжек

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Замена книги учета

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной. Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования. После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

  1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу>
  2. впервые оформленные подобные документы>
  3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку. В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте. При этом в регистрационном журнале следует указать номер и дату уведомления, а также дату отправки трудовой книжки почтой. Также можно записать и номера почтовых квитанций, которые далее подшиваются в личное дело работника сотрудниками отдела кадров.

[3]

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах. Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой. После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Читайте так же:  Соут для водителей грузовых автомобилей

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Поэтому специалисты советуют делать какие-либо исправления в книге учета движения трудовых книжек, руководствуясь правилами, применяемыми для аналогичной процедуры в содержательной части трудовой книжки. После неправильной записи в той же колонке нужно сделать отметку о ее недействительности и внести верные сведения.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

  • он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве>
  • все страницы должны быть пронумерованы до начала использования>
  • он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны>
  • опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника. При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке.

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них допущена ошибка. Как внести исправление?

При получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в чужой строке. Ошибку я заметила спустя неделю. Пробовала до него дозвониться — говорят, уехал в другой город. Подскажите, пожалуйста, что теперь делать? Нужно ли вносить какие-либо исправления в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Такое иногда бывает: работник при увольнении расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в строке, где зарегистрирована книжка другого работника. Казалось бы, ничего страшного, ведь подпись работника о получении трудовой есть. Вот только доказывать потом, его ли это подпись и почему не там, где нужно. Так что оставлять записи без исправлений или пояснений в такой ситуации не рекомендуется. Попробуем разобраться, что и как можно исправить.

Так должно быть

Видео (кликните для воспроизведения).

Пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», установлена обязанность работодателя вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются:

  • все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу,
  • трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работодателем.

В соответствии со ст. 84 1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при увольнении работнику выдается трудовая книжка и производится окончательный расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

Получение работником трудовой фиксируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого в ней предусмотрены двенадцатая графа «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и тринадцатая «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Следовательно, при получении трудовой книжки работник в двенадцатой графе ставит дату ее выдачи (по общему правилу дату увольнения), а в тринадцатой расписывается в ее получении.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти (ближайшими родственниками), хранятся у работодателя до востребования в соответствии с условиями, установленными законодательством РФ об архивном деле

При этом если за время работы в организации сотруднику был оформлен вкладыш, то при увольнении следует расписаться не только за получение трудовой книжки, но и за выданный вкладыш. Это связано с тем, что оформленный вкладыш регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отдельной строкой.

Читайте так же:  Вступление соистца в гражданский процесс

Вместе с тем на практике возможны ситуации, когда по каким-либо причинам работник не получает трудовую книжку в день увольнения — например, в связи с отсутствием на работе либо отказом от ее получения.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Статьей 234 ТК РФ установлена обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает при задержке выдачи работнику трудовой книжки.

В таком случае в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка.

В двенадцатой и тринадцатой графах указываются:

  • дата и номер уведомления о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправление ее по почте, направленного работнику (например, реквизиты заказного письма с уведомлением о вручении);
  • дата и номер акта об отказе работника получить трудовую книжку (если он в день увольнения был на работе, но отказался от получения трудовой книжки);
  • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Номера почтовых квитанций, копии отправленных работнику уведомлений и сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам подшиваются в личное дело (если оно ведется в организации).

Итак, мы рассмотрели порядок действий работодателя при выдаче трудовой книжки. Однако не все всегда идет по инструкции. Проблему, возникающую, если работник при получении трудовой книжки расписался не в своей строке книги учета, можно решить.

Так можно исправить

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется в рукописном виде, поэтому вполне естественно, что в ней может быть допущена ошибка. Однако ее необходимо исправить.

К сожалению, действующие нормативно-правовые акты не описывают порядок исправления ошибок в книгеучета, в частности не устанавливают алгоритм действий работодателя в случае ошибочного проставления сотрудником подписи и даты напротив фамилии другого работника.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В актах фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются события, произошедшие в присутствии свидетелей

Полагаем, что в первую очередь обнаруженную ошибку необходимо заактировать. В акте следует указать, что работник при получении трудовой книжки в день увольнения расписался в строке книги учета, где зарегистрирована книжка другого сотрудника (пример 1).

Далее в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета в строке уволившегося работника следует аккуратно написать, что свою трудовую книжку он получил, но подпись поставил в строке, где зарегистрирована книжка другого сотрудника, о чем составлен акт (пример 2).

После выполнения указанных действий сомнений в том, что работник получил при увольнении трудовую книжку, возникнуть не должно.

Остается еще один нерешенный вопрос: где должен будет расписаться в получении трудовой книжки работник, напротив фамилии которого в книге учета уже поставлена по ошибке подпись другого человека?

Здесь все просто В день увольнения при получении трудовой книжки подпись и дату работник сможет поставить немного ниже (или выше — как получится) того места, где уже расписался допустивший ошибку сотрудник. В нашей непростой ситуации это не будет нарушением.

Акт об обнаружении ошибки в книге учета движения трудовых книжек и вкла-дышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с записью о том,что работник по ошибке расписался в чужой строке (фрагмент)

Если книгу движения учета трудовых книжек испортили

Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). При этом Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию» Дата.

  • нового журнала — ведется с 1 номера;
  • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам. Разделы В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф. В составе информации разделов указываются:

  • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
  • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку.

Заполнение документа производится после 5 дней работы.

[1]

  • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
  • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
  • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них требования

    В случае если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и препятствует сохранению внесенных данных, следует ее заменить. С этой целью необходимо сделать следующее: — на последнем заполненном листе сделать запись: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена Образец заполнения: Бланк: Книга движения трудовых книжек Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет. В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

    Обоснование: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    Читайте так же:  Ножевое ранение в легкое восстановление

    Точно можно этим воспользоваться? Консультация предоставлена 08.08.2017 года В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен.

    Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

    Если книгу движения учета трудовых книжек испортились

    В таком случае работодатель привлекается к административной ответственности с наложением штрафа от 500 до 50 000 рублей, вплоть до дисквалификации от года до трех лет. Для чего нужна такая книга? В данной книге следует вести регистрацию всех трудовых книжек и вкладышей, обязательно нужно указывать серию и номер. При увольнении работник обязан поставить подпись в личной карточке и книге (журнале) учета.
    Если вкладыш оформлен на другом предприятии, то оформляется только трудовая книжка. Несколько правил заполнения журнала В книге учета имеется 13 столбцов. Заполняя их, важно не нарушить последовательность:

    1. Порядковый номер записи.
    2. Число принятия на работу сотрудника (указать двухзначное число).
    3. Месяц принятия на работу (указывается числом).
    4. Год принятия на работу (четырехзначное число).
    5. ФИО сотрудника.
    6. Серия, номер книжки.

    Подпись (смотрите вопрос-ответ 4 с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если Книга учета ведется работодателем по неустановленной форме или не отвечает требованиям п. 41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12). Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме.

    Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
    Эти Правила предписывают вести в организации:

    • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
    • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

    Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).
    Что включает в себя учет трудовых книжек в организации Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками. Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника. Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее).
    В дальнейшем книга подлежит архивации по акту. Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании. Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие. Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

    • Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
    • Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

    Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

    Как восстановить трудовую книжку: пошаговая инструкция

    Как восстановить трудовую книжку — ответ на этот вопрос зависит от того, в связи с чем возникла необходимость такого восстановления.

    В статье:

    1. Что делать, если трудовую книжку потерял работник.
    2. Что делать, если трудовая утеряна работодателем.
    3. Допустимо ли восстановление записей в трудовой через пенсионный фонд.

    Заполнить кадровые документы онлайн в программе Бухсофт

    Активировать пробный доступ к журналу «Упрощенка» или сразу подписаться со скидкой 30%

    Можно ли восстановить трудовую книжку?

    Как таковое восстановление трудовой книжки не существует согласно российскому законодательству. Вместо этого на замену каким-либо образом утраченного документа оформляется дубликат трудовой книжки, к заполнению которого предъявляются определенные требования.

    При оформлении дубликата следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (Правила).

    Как восстановить трудовую книжку?

    Для получения дубликата трудовой необходимо, чтобы работник написал заявление по месту своего последнего (или текущего) трудоустройства. Кроме того, человеку придется обратиться ко всем своим предыдущим работодателям с запросом о выдаче справки, подтверждающей трудоустройство в определенный период по определенной должности.

    На основании справок от предыдущих работодателей лицо, оформляющее дубликат, вносит записи о стаже работы.

    Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки?

    Непосредственно выдача дубликата трудовой после подачи работником всех документов работодателю много времени не займет. Сотруднику кадровой службы или бухгалтерии нужно лишь корректно внести все данные в новый бланк.

    Задержка может случиться только, если у предприятия не окажется в запасе чистых бланков трудовых. Их придется заказывать у одного из одобренных ГОЗНАКом поставщиков, а иногда данная процедура занимает недели.

    Но основная же сложность заключается в сборе документов, подтверждающих трудовой стаж. Это может сделать исключительно владелец трудовой книжки, обратившись к каждому из своих прежних работодателей с заявлением о выдаче справки, где указываются:

    • дата приема на работу со ссылкой на приказ о трудоустройстве;
    • должность, на которую был принят работник;
    • дата увольнения с указанием номера приказа о расторжении трудового договора.

    Если кто-то из прежних работодателей такую справку не предоставит, данный период стажа в трудовой отражен быть не сможет.

    У нас вы можете скачать примерный шаблон заявления на имя предыдущего работодателя на выдачу такой справки.

    Шаблон заявления на восстановление трудовой

    Чем грозит потеря трудовой книжки работодателю?

    Согласно действующему трудовому законодательству (п. 45 Правил) работодатель несет ответственность за хранение кадровых документов, в том числе за сохранность документов, учитывающих стаж своего персонала.

    Поэтому утеря или порча трудовой книжки сотрудника (кроме случаев, когда утеря или порча стали следствием стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельств) грозит работодателю ответственностью в рамках статьи 5.27 КоАП.

    Читайте так же:  Сбербанк россии снять деньги в беларуси

    За первый случай нарушения предусмотрено предупреждение или штраф:

    • для лиц, уполномоченных руководителем должным образом обеспечить хранение кадровой документации, или для самих руководителей, а также для ИП сумма штрафа – от 1 до 5 тыс. руб.;
    • для юрлиц штраф существенно выше – от 30 до 50 тыс. руб.

    Повторное нарушение грозит еще более высоким штрафом.

    Кроме того, Трудовой кодекс (ст. 234) обязывает работодателя возместить недополученный доход тому работнику, который не смог поступить на работу к следующему нанимателю в связи с несвоевременной выдачей ему трудовой книжки. Это значит, если работодатель потерял книжку для учета стажа своего работника и обнаружил это на момент увольнения, ему придется выплачивать такому сотруднику заработную плату вплоть до выдачи ему дубликата трудовой.

    Как восстановить трудовую книжку при утере работодателем?

    Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.

    Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.

    К сожалению, в арбитражной практике были случаи (например, дело Ленинского районного суда г. Екатеринбурга № 2-10689/2016), когда сотрудник-владелец утерянной работодателем книжки отказался подавать запросы на получение справок о периодах работы у бывших работодателей от своего имени и не дал согласие на разглашение персональной информации. Вместо этого он уволился, а по истечении полугода подал на своего работодателя в суд с целью взыскания заработка за период с момента увольнения согласно ст. 234 ТК РФ, т. к. работодатель не смог выдать при увольнении трудовую книжку. В данном случае, сотрудник воспользовался ситуацией, поэтому работодателю имеет смысл предусматривать подобные ситуации заранее и еще в момент трудоустройства получать у сотрудника письменное согласие на получение персональной информации от предыдущих работодателей. Это может быть сделано и в рамках проверки опыта работы для соответствия квалификации вакантной должности в момент приема на работу.

    Обратите внимание, что п. 47 Правил подразумевает безвозмездное получение работником дубликата в случае, когда оригинал его трудовой книжки был испорчен по вине работодателя или в силу чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий и т. п.

    Статьи по теме:

    Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

    А вот если трудовую потерял сам работник, ему придется возместить стоимость бланка. Впрочем, внутренние нормативные акты могут предусматривать и безвозмездное обеспечение сотрудников бланками трудовых книжек.

    В остальном процедура аналогична. Сотрудник должен написать заявление, на основании которого работодатель оформляет дубликат.

    Как восстановить записи в трудовой книжке, если она испорчена?

    В случае порчи трудовой (независимо от причины порчи) на имя работника оформляется дубликат так же, как и при утере. Ровно таким же образом делаются запросы предыдущим работодателям.

    Но, если остались читаемые записи в прежней трудовой, то по этим записям можно не запрашивать справки о прошлых периодах трудоустройства, а просто перенести информацию о данных периодах работы. Тогда испорченную трудовую владельцу следует хранить вместе с остальными документами, подтверждающими внесенные в дубликат записи.

    П. 33 Правил говорит о том, что если по решению суда какая-либо запись в трудовой признается неверной, сотрудник вправе запросить выдачу дубликата. При оформлении такого дубликата согласно данного пункта сведения о периодах работы переносятся из оригинала книжки, никакую информацию от предыдущих работодателей запрашивать не нужно.

    Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?

    Пенсионный фонд РФ не занимается восстановлением трудовых книжек. Но некоторую информацию, облегчающую оформление дубликата, ПФ РФ все-таки может выдать.

    Работник может запросить выписку со своего лицевого счета по форме СЗИ-6, где обнаружит перечень работодателей, которые выплачивали ему заработную плату и оплачивали страховые пенсионные взносы. Правда, использовать такую справку можно лишь для понимания, к каким работодателям можно обратиться за документами, подтверждающими трудовую деятельность данного работника. Только сами работодатели укажут должность, которую занимал их бывший сотрудник, а также сведения о том, было ли данное место для работника основным или работник был совместителем.

    В остальном правило неизменно: физически оформляет дубликат трудовой книжки последний работодатель.

    Можно ли верить объявлениям «Восстановим трудовую книжку»?

    Приобрести бланк трудовой книжки может только юридическое лицо. Кроме того, записи о прежним местах работы должны быть сделаны от лица последнего реального работодателя, и, соответственно, заверены подписью его должностного лица и печатью (при наличии).

    Поэтому оформление основного документа по учету стажа даже самим его владельцем, а уж тем более сторонним лицом, нелегально, и прибегать к услугам таких помощников не стоит.

    Пошаговое руководство для физического лица «Что делать, если потерял трудовую книжку»

    Обнаружив пропажу трудовой, человеку следует:

    1. Найти все возможные документы для подтверждения своего стажа:
      1. надлежащим образом заверенная копия утерянной трудовой;
      2. оригиналы трудовых договоров с прежними работодателями;
      3. иные документы.
    2. Направить запросы прежним работодателям, период работы у которых следует подтвердить. Для получения всего перечня работодателей можно предварительно запросить выписку из лицевого счета в ПФР.
    3. Написать заявление на имя своего последнего (или действующего) работодателя на выдачу дубликата трудовой.
    4. Ожидать 15 дней, после чего забрать дубликат у прежнего работодателя или убедиться у действующего работодателя, что дубликат оформлен и внесен в книгу учета движения трудовых книжек.

    Пошаговое руководство для работодателя

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если книжка была утеряна работодателем, порядок действий будет похож:

    Источники


    1. Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики, №6(12), 2011. В 3 частях. Часть 1. — М.: Грамота, 2011. — 232 c.

    2. Речи советских адвокатов. — М.: Юридическая литература, 2014. — 172 c.

    3. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.
    4. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2018. — 352 c.
    5. Оксамытный, В.В. Теория государства и права / В.В. Оксамытный. — М.: ИМПЭ-ПАБЛИШ, 2004. — 563 c.
    Как восстановить утерянную или поврежденную книгу учета движения трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here