Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Информация по теме в статье: "Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек". Проверить актуальность информации на 2020 год можно связавшись с нашими дежурными специалистами.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

[3]

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Порядок учета и выдачи трудовых книжек

    Что это за книга и как она выглядит

    Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .

    [1]

    Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.

    Читайте так же:  Освобождение истца от уплаты госпошлины

    Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

    Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

    Какие данные фиксируются

    Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

    • порядковый номер регистрируемой записи;
    • дата приема человека на работу (цифрами);
    • данные сотрудника;
    • должность, на которую принят гражданин;
    • наименование службы или отдела, куда он принят;
    • реквизиты приказа о приеме на работу;
    • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

    Нюансы при заполнении

    Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

    • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
    • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
    • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
    • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
    • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
    • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
    • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.

    Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований

    Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:

    • для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
    • для компаний — 30 000 рублей.

    Журнал учета движения трудовых книжек

    Журнал движения трудовых книжек: что это такое и кому он нужен

    Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

    Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

    По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

    Заполнение журнала учета трудовых книжек

    Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

    Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

    Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

    • порядковый номер регистрируемого документа;
    • дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
    • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
    • серию и номер книжки, если они имеются;
    • должность или конкретную функцию сотрудника;
    • наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
    • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
    • сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).

    Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

    Журнал выдачи трудовых книжек на руки, образец

    Книга учета трудовых книжек

    Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

    Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

    Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

    Читайте так же:  Дискриминация по имущественному признаку

    Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

    К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

    Варианты заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отправке трудовой книжки по почте

    При отправке работнику его трудовой книжки по почте не совсем ясно, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а именно графу 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)».

    Закон о такой ситуации ничего не говорит. На практике встречаются разные варианты оформления такого случая.

    Вариант 1. В графе 12 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте и указывают дату отправления.

    Вариант 2. Многие указывают не дату отправки трудовой книжки, а дату получения работником трудовой книжки на почте. Поскольку в большинстве случаев трудовая книжка отправляется ценным письмом, то дату вручения можно узнать на сайте Почты России. Также часто ценное письмо отправляется с уведомлением о вручении, в таком случае о дате получения работником письма еще будет свидетельствовать вернувшееся уведомление с отметкой (в этом уведомлении работник ставит дату и подпись, когда забирает на почте письмо). Эту дату получения и заносят в графу 12.

    Вариант 3. В графе 13 пишут «Трудовая книжка отправлена по почте». А в графе 12 указывают дату получения работником трудовой книжки на почте.

    Некоторые кадровики графы 12 и 13 заполняют иначе в данном случае либо не заполняют вовсе, ссылаясь на то, что «шапки» граф утвержденной формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вовсе не требуют отражения в них рассматриваемых случаев.

    Такое разнообразие подходов объясняется тем, что законодатель не регулирует данную ситуацию.

    Какой бы вариант Вы не предпочли, помните, что заявление работника о согласии на отправку его трудовой книжки по почте, а также почтовые документы, подтверждающие отправку и получение работником трудовой книжки, нужно хранить и беречь. Если же ценное письмо с трудовой книжкой вернется назад как невостребованное, сохраняйте и этот конверт.

    Обе книги с прошнуровкой и пломбировкой свинцовой пломбой!

    Журнал учета трудовых книжек

    Журнал учета трудовых книжек

    Похожие публикации

    Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

    Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

    Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении. Однако во избежание ошибок ознакомьтесь с образцом заполнения, будьте внимательны при оформлении журнала.

    Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)

    За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.

    В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

    Какая информация содержится в книге?

    Правила заполнения книги движения трудовых книжек

    При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

    Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

    Читайте так же:  Сканированную копию или отсканированную

    Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

    Ответственность за отсутствие книги

    Работодателям следует иметь ввиду: если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует или неправильно оформлена, то это является нарушением требований трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к ответственности (в частности, административной).

    Во избежание проблем необходимо журнал ведения трудовых книжек скачать, пронумеровать, прошить, опломбировать. Если у вас в компании была книга учета, но велась она не по установленной законодательством форме, необходимо это исправить: скачать бланк книги учета трудовых книжек, перенести туда все сведения о движении трудовых книжек в компании. В дальнейшем работодателю необходимо вести книгу по установленной законодательством форме и придерживаться порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек? Вопрос: —>

    Можно ли распечатать книгу учета движения трудовых книжек и ей пользоваться? или нужно покупать?

    Ответы пользователей

    26 апреля 2018 в 15:10

    Здравствуйте! В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 к книгам учета трудовых книжек установлено правило: «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.». Исходя из этого не вижу ничего страшного если вы книгу распечатаете. Главное соблюсти установленные требования.

    Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

    Зачем нужен журнал учета

    Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

    Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

    Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

    Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

    Кто и как заполняет

    Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

    В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

    Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

    Инструкция по заполнению при приеме на работу

    Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

    • титульный лист;
    • основную часть, где и делаются записи.

    Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

    Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

    Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

    Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

    Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

    Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

    Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

    Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

    Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

    На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

    Инструкция по заполнению при увольнении

    Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

    Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

    Читайте так же:  Что нужно чтобы сменить фамилию мужчине

    Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

    Где приобрести

    Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

    Сколько хранить

    Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.

    Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

    Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

    Регистрационная форма трудовой книжки

    Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

    Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

    Форма, предусмотренная для книги учета

    Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

    Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет.

    Как правильно завершить книгу

    Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.

    Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

    В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:

    • о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу>
    • о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.

    Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

    Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек

    Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

    1. В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
    2. Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

    Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

    • если работник проработал в компании больше 5 лет>
    • если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.

    Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

    1. Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
    2. В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
    • работник оформляется впервые>
    • работник сам предоставил документ.

    Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

    [2]

    Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.
    Читайте так же:  Сколько дней каникулы у студентов зимой

    Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

    1. Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
    • приказ о приеме на работу>
    • документ учета рабочего времени>
    • личная карточка сотрудника>
    • трудовая книжка.

    Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

    Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

    1. Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

    Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:

    • номер уведомления и дата>
    • дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.

    Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

    Исправление записей

    Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

    В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

    Требования для книги учета

    Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

    • Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
    • До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
    • Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
    • В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.

    После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.

    Источники


    1. Марат, Ж.П. План уголовного законодательства; Иностранной литературы, 2012. — 152 c.

    2. Тихомиров, М. Ю. Незаконное увольнение. Практическое пособие / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 673 c.

    3. Миронов, Иван Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Иван Миронов. — М.: Книжный мир, 2015. — 672 c.
    4. Беляева, О. М. Теория государства и права в схемах и определениях / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2012. — 320 c.
    5. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.
    Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here